L’inventario del software è una componente fondamentale di una soluzione di gestione delle risorse IT (ITAM) che monitora e gestisce in modo sistematico tutte le applicazioni software presenti in un determinato ambiente. Fornisce alle organizzazioni una visibilità completa sul proprio patrimonio software, comprese informazioni dettagliate su ciascun titolo software, quali il nome del programma, il numero di versione, la data di installazione e la posizione.
Molti hanno già compreso quanto l’inventario del software sia utile per capire quali dispositivi siano presenti nel proprio ambiente. Tuttavia, svolge un ruolo fondamentale anche in altre strategie organizzative. Tra queste figurano il rafforzamento della sicurezza attraverso l’identificazione dei rischi derivanti da software obsoleto o non autorizzato, il monitoraggio della gestione delle patch per garantire la sicurezza delle applicazioni e il miglioramento della gestione dei costi.
Comprendendo le complessità dell’inventario del software, potrete sfruttarne appieno le funzionalità per definire una strategia efficace di gestione delle risorse IT, garantendo che la vostra organizzazione operi in modo fluido e sicuro.
In questo articolo illustreremo i numerosi casi d’uso di un inventario software efficace e molto altro ancora, spiegando in particolare cosa distingue l’inventario software dalle altre pratiche nell’ambito più ampio dell’ITAM (gestione delle risorse IT), esaminando le componenti essenziali di un inventario software, i vantaggi che esso può offrire e concludendo con un elenco delle funzionalità da ricercare in una soluzione in grado di supportare una gestione efficace delle risorse IT per le organizzazioni moderne.
La gestione dell’inventario del software è la stessa cosa della gestione delle risorse software?
A prima vista, la gestione dell’inventario software e la gestione delle risorse software potrebbero sembrare la stessa cosa, ma all’interno di un’organizzazione hanno due finalità distinte:
- La gestione dell’inventario del software consiste nel catalogare tutte le applicazioni software e le relative licenze all’interno di un’organizzazione, compreso il monitoraggio dell’utilizzo, la garanzia della conformità e l’identificazione del software inutilizzato al fine di ridurre i costi.
- La gestione delle risorse software è una pratica più ampia che abbraccia l’intero ciclo di vita delle risorse software . Ciò comprende l’acquisto, l’implementazione, la manutenzione, l’utilizzo e lo smaltimento delle applicazioni software, nonché attività quali gli audit software, la conformità delle licenze e l’ottimizzazione, al fine di garantire un utilizzo efficiente e un risparmio sui costi.
Come nel caso dei sistemi di gestione delle risorse IT e di inventario , tali pratiche non sono in contrasto tra loro, ma sono in realtà sinergiche e complementari alle vostre iniziative complessive di gestione del software .
Perché? La gestione dell’inventario del software costituisce una componente fondamentale della gestione delle risorse software, in quanto fornisce informazioni dettagliate sul panorama software di un’organizzazione e contribuisce a monitorarne l’utilizzo, la conformità e le prestazioni, al fine di garantire che tutte le risorse software siano registrate e ottimizzate.
La gestione delle risorse software ( ) comprende una serie di attività incentrate sulla gestione strategica e sull’ottimizzazione delle risorse software durante l’intero ciclo di vita. Al contrario, la gestione dell’inventario del software si occupa esclusivamente del flusso di lavoro relativo all’inventario delle risorse IT e delle attività di catalogazione volte al monitoraggio del software all’interno di un’organizzazione.
A questo punto, forse si starà chiedendo: la gestione del ciclo di vita non è proprio lo scopo per cui è stato concepito l’ITAM? Ha ragione a chiedersi in che cosa queste pratiche differiscano dalla gestione generale delle risorse IT, e la risposta non la sorprenderà.
In che modo la gestione dell’inventario del software si differenzia dall’ITAM?
Sia la gestione delle risorse software che la gestione dell'inventario sono considerate sottoinsiemi dell'ITAM. Sebbene l’ITAM monitori e gestisca ogni tipo di risorsa, dalle applicazioni SaaS ai computer portatili fino agli smartwatch, è stato progettato per concentrarsi sul ciclo di vita di tutti i tipi di risorse IT.
Purtroppo, ciò che l’ITAM tradizionalmente non riesce a fare in modo efficace è consentire ai team di concentrarsi in modo più dettagliato su metriche cruciali quali le prestazioni in tempo reale o lo stato di sicurezza di endpoint dispositivi — limitandosi a una visione di alto livello che può comportare lacune nella visibilità.
Sono emerse pratiche incentrate sul software, quali l’inventario del software e la gestione delle risorse software, volte a colmare tali lacune in materia di dati e sicurezza; tali pratiche hanno un ambito di applicazione più ristretto, finalizzato esclusivamente a fornire alle organizzazioni le informazioni necessarie sul proprio inventario software e a gestire le risorse software aziendali.
[Legga anche: Che cos’è la gestione delle risorse di sicurezza informatica (CSAM)?]
Pertanto, mentre l’ITAM abbraccia l’ambito più ampio della gestione di tutte le risorse IT, inclusi hardware e software, la gestione dell’inventario del software e le relative pratiche aiutano le organizzazioni a concentrarsi specificamente sul monitoraggio, sulla gestione e sulla protezione del software.
Questa specializzazione consente di acquisire una comprensione più approfondita e di migliorare il processo decisionale in materia di utilizzo del software, licenze, conformità e rischi.
Una volta compresa la distinzione tra ITAM e gestione dell’inventario software, potreste chiedervi quali componenti debbano essere inclusi in un inventario software. Entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono gli elementi che compongono un inventario completo del software, al fine di garantire una gestione e un’ottimizzazione efficaci delle vostre risorse software.
Cosa dovrebbe comprendere un inventario dei software?
Un inventario dei software è una sorta di elenco completo di tutte le applicazioni software e delle relative licenze presenti nell’infrastruttura IT di un’organizzazione. Comprende ogni tipo di informazione, dai nomi e dalle versioni dei software alle date di installazione, alle informazioni sulle licenze e ai dettagli relativi all’assistenza fornita dai fornitori.
Tra le informazioni disponibili in un inventario del software figurano, ad esempio:
- Sistemi operativi
- Applicazioni
- Piattaforme cloud concesse in licenza alla società
- Software per dispositivi mobili, compresi i sistemi operativi iOS e Android, nonché le app mobili
- Software in esecuzione su dispositivi speciali quali quelli dell’Internet delle cose (IoT) e i sistemi di punto vendita (POS)
- Software in esecuzione su apparecchiature di stabilimento, compresi i dispositivi di tecnologia operativa (OT)
Poiché i dati relativi all’inventario del software sono archiviati in una vista centralizzata, le organizzazioni possono prendere decisioni informate in merito alla distribuzione e alla manutenzione del software, garantire più facilmente la conformità e ottimizzare l’utilizzo del software individuando opportunità di risparmio sui costi attraverso l’ottimizzazione delle licenze e la razionalizzazione del software. Possono inoltre garantire che la propria organizzazione IT disponga di un elenco completo delle risorse IT che necessitano di protezione.
Ora che avete compreso esattamente cosa sia (e cosa non sia) un inventario del software, vediamo perché le organizzazioni ne hanno bisogno.
I motivi principali per cui è importante disporre di un inventario dei software
Non disporre di un inventario completo del software è come orientarsi senza una mappa precisa. Le vulnerabilità di sicurezza aumentano vertiginosamente man mano che i software sconosciuti e non gestiti diventano un terreno fertile per il malware. La conformità alle normative diventa un incubo, con conseguenti multe e sanzioni ingenti. I costi stanno aumentando a dismisura a causa delle licenze duplicate e del software inutilizzato che prosciugano le risorse. Le inefficienze operative sono numerose, con i team IT incapaci di monitorare le risorse o di gestire efficacemente l’inventario.
Tuttavia, sebbene la mancanza di un inventario software adeguato possa compromettere gravemente la sicurezza, le finanze e l’efficienza complessiva di un’organizzazione, affidarsi a più componenti per ottenere un inventario software completo può anche portare alla creazione di silos di dati, incongruenze e inefficienze.
Questo approccio frammentato ostacola una visibilità e un controllo completi sull’ambiente IT, rendendo difficile l’ottimizzazione della gestione delle risorse e il rispetto della conformità.
[Read also: What is IT compliance? Basic overview and guidelines]
Consolidando tali iniziative in un’unica soluzione di gestione dell’inventario, le organizzazioni possono snellire i processi, ridurre le ridondanze e raggiungere un livello più elevato di efficienza e accuratezza, con i seguenti risultati:
Maggiore visibilità
Una delle principali difficoltà consiste nell’impossibilità di valutare con precisione quali e quanti dispositivi siano presenti sulla rete in un dato momento. Questa mancanza di visibilità può portare a che le risorse non monitorate diffondano malware senza essere individuate per mesi, poiché le organizzazioni faticano a comprendere quali software siano installati su tali macchine e a misarne l’utilizzo.
La mancanza di visibilità sull’utilizzo del software può inoltre ostacolare il processo decisionale a livello interdepartimentale, compromettendo l’efficienza, la redditività e la fiducia dei clienti. Per le organizzazioni che utilizzano processi manuali per monitorare il proprio inventario software, tali attività risultano dispendiose in termini di tempo, ridondanti e soggette a errori, complicando ulteriormente la gestione delle risorse IT.
Maggiore sicurezza dei dispositivi
Inoltre, le organizzazioni potrebbero avere difficoltà a garantire che tutti gli endpoint siano gestiti e adeguatamente protetti in assenza di un inventario completo, il che comporta un aumento dei rischi di vulnerabilità e delle inefficienze operative. Tuttavia, questa sfida non è nuova; la sicurezza informatica ha tradizionalmente rispecchiato da vicino gli stessi principi di sicurezza della gestione patrimoniale.
«: dalla gestione patrimoniale si possono trarre un paio di insegnamenti sulla storia e sull’evoluzione della sicurezza informatica.» Quando si cerca di stabilire con precisione quando la sicurezza informatica abbia assunto importanza, la maggior parte delle persone indica un periodo intorno ai primi anni del 90s... Prima di allora, la gestione patrimoniale era la beniamina del reparto IT: eravamo noi a tenere sotto controllo i costi… Poi è arrivata la sicurezza informatica con tutte le sue minacce… e l’attenzione si è spostata… ma in sostanza stiamo facendo più o meno le stesse cose. Stiamo cercando di proteggere il patrimonio aziendale, costituito da due elementi: da un lato quello finanziario — le spese per hardware e software — e dall’altro i dati e la privacy — il vero segreto del successo dell’organizzazione.1”Enterprise Security Weekly: come si presenta la gestione delle risorse (ITAM) al di fuori dell’ambito della sicurezza informatica
Storicamente, l’ITAM ha fornito la visibilità necessaria a sostegno delle iniziative di sicurezza informatica, ancor prima che quest’ultima diventasse una strategia fondamentale. Ancora oggi, continua a svolgere un ruolo fondamentale nella protezione delle risorse informatiche. Le organizzazioni possono garantire che tutti gli endpoint siano gestiti e protetti grazie a un inventario completo dei software, contribuendo così a rendere l’infrastruttura IT più resiliente ed efficiente.
Controllo completo della conformità
I reparti IT non possono proteggere ciò di cui ignorano l'esistenza. Grazie al monitoraggio di tutte le risorse software presenti in un’azienda, un sistema di gestione dell’inventario fornisce informazioni fondamentali su ciò che occorre proteggere e sulle vulnerabilità che le risorse software in uso potrebbero presentare, rendendole così esposte agli attacchi informatici.
Il monitoraggio di tali risorse contribuisce inoltre al rispetto delle normative, garantendo che le risorse IT siano sicure e affidabili, in modo da aiutare l’azienda a conformarsi alle normative vigenti, quali quelle in materia di protezione dei dati. Un sistema di gestione dell’inventario dovrebbe essere in grado di inviare notifiche qualora le risorse software violino le politiche di sicurezza o comportino rischi normativi, quali l’accesso non autorizzato da parte di utenti e altri segnali di potenziali problemi di sicurezza informatica.
In assenza di un’efficace gestione delle scorte, le organizzazioni possono inoltre avere difficoltà a mantenere registri aggiornati e accurati relativi all’utilizzo del software e alle licenze. Ciò potrebbe comportare esiti negativi degli audit, potenziali multe, altre sanzioni per inosservanza delle leggi e delle normative di settore, nonché costi superflui derivanti dal pagamento di licenze software inutilizzate o dall’acquisto di applicazioni duplicate.
Miglioramento del processo decisionale
Un inventario completo del software è fondamentale per migliorare il processo decisionale all’interno dell’organizzazione. Un inventario dettagliato e aggiornato garantisce la visibilità su tutte le risorse software, compresi il loro utilizzo, le licenze e lo stato di conformità.
Tale visibilità consente alle organizzazioni di prendere decisioni informate in merito all’acquisto, all’implementazione e alla dismissione del software, garantendo che le risorse vengano allocate in modo efficiente ed economicamente vantaggioso. Ad esempio, sapere quali software sono sottoutilizzati o implementati in eccesso può aiutare a ottimizzare i costi delle licenze ed evitare spese superflue.
Sfruttando dati accurati relativi all’inventario dei software, le organizzazioni possono potenziare la propria pianificazione strategica, migliorare l’efficienza operativa e ottenere risultati aziendali migliori.
Una volta compresa chiaramente l’importanza di disporre di un inventario del software, il passo successivo consiste nel trovare una soluzione che vi aiuti a crearlo, a gestirlo e a sfruttarlo appieno. Nella prossima sezione approfondiremo le caratteristiche principali di uno strumento ideale per l'inventario del software.
Quali caratteristiche occorre ricercare in uno strumento di inventario del software
Una soluzione efficace per l’inventario del software fornisce un inventario completo, dettagliato e aggiornato di tutte le risorse software presenti nella rete aziendale, sia che vengano utilizzate dai dipendenti sia che siano integrate nelle operazioni e nei flussi di lavoro quotidiani.
La raccolta e l'analisi dei dati possono risultare complesse, ma nella maggior parte delle organizzazioni l'automazione, l'integrazione e le sofisticate funzionalità di analisi integrate possono semplificare il processo di creazione e gestione di un inventario software in tempo reale e utilizzabile.
Di seguito sono elencate le caratteristiche fondamentali relative alla gestione delle scorte che è opportuno ricercare in un software di gestione delle scorte per raggiungere tale obiettivo:
Aggiornamenti scalabili e automatizzati relativi all’individuazione e all’inventario
Le imprese di piccolissime dimensioni potrebbero riuscire a fare l’inventario del proprio software semplicemente girando per l’ufficio, ma le aziende di medie e grandi dimensioni non possono limitarsi a percorrere corridoi, uffici e sale riunioni con lettori di codici a barre per scansionare l’hardware, né a utilizzare file CSV e altri fogli di calcolo per catalogare manualmente tutto l’hardware e il software presenti nell’organizzazione.
L'unica soluzione pratica per le organizzazioni che dispongono di centinaia o milioni di risorse IT è un sistema di controllo dell'inventario in grado di eseguire automaticamente una scansione della rete per individuare gli endpoint e tutto il software installato. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso e garantisce che i team IT dispongano di un registro centralizzato di ciò che è effettivamente presente sulla rete, non solo di ciò che è stato ufficialmente approvato e acquistato, sia che si trovi in sede o in remoto.
Disporre di dati accurati e in tempo reale relativi alle scorte è fondamentale, poiché ciò favorisce altre attività cruciali quali la sicurezza e la conformità. Si tratta inoltre di un elemento fondamentale per individuare e risolvere rapidamente le vulnerabilità di sicurezza.
"Ogni volta che viene intrapresa un’iniziativa a livello aziendale volta a creare un unico sistema di riferimento… in genere la fase in cui si trovano è... Ci dedichiamo con grande impegno a questo progetto, e poi tutto il lavoro che facciamo finisce per diventare obsoleto. Non viene aggiornato automaticamente. Per quanto riguarda la sicurezza informatica, i casi d’uso in questo contesto sono piuttosto chiari: se si tratta di un caso d’uso legato alla prevenzione delle minacce, il nostro obiettivo è impedire che qualcosa venga sfruttato. L’esempio di Equifax è calzante poiché si tratta di un caso di gestione inadeguata delle risorse.1”Enterprise Security Weekly: come si presenta la gestione delle risorse (ITAM) al di fuori dell’ambito della sicurezza informatica
Dati precisi sui dispositivi, alimentati da analisi in tempo reale
Il rilevamento automatico contribuisce a garantire un’altra importante funzionalità del software di tracciamento delle scorte: dati accurati e in tempo reale.
Basta un attimo per modificare la configurazione software di qualsiasi dispositivo endpoint .
Quando un utente installa una nuova applicazione, aggiorna un sistema operativo o elimina un’utilità che non utilizza da un anno, in quel momento l’inventario software dell’ endpoint di tale utente — e il profilo di rischio dell’ endpoint', che comprende ogni aspetto, dalla sicurezza dei dati alla gestione della conformità alle norme — subisce una modifica.
La raccolta continua e in tempo reale dei dati rappresenta l’unico modo per stare al passo con la miriade di cambiamenti che si verificano quotidianamente sugli endpoint delle reti aziendali. La raccolta dei dati deve tenere traccia non solo delle immagini software create dal reparto IT e dei download di software effettuati ad hoc, ma anche delle attività relative al software SaaS e ai fornitori di servizi cloud pubblici.
Report personalizzabili sull'inventario
La possibilità di personalizzare i report di inventario costituisce una funzionalità fondamentale in una soluzione software di gestione dell’inventario, poiché consente ai reparti IT di adattare i report alle specifiche esigenze aziendali dei diversi soggetti interessati. Tale flessibilità garantisce che le informazioni pertinenti vengano presentate nel formato più efficace, che si tratti di dati tecnici dettagliati destinati ai tecnici informatici o di sintesi di alto livello rivolte ai dirigenti aziendali. I report personalizzabili consentono di evidenziare le tendenze, individuare potenziali problemi e fornire informazioni utili che aiutano le organizzazioni a prendere decisioni informate in merito all’acquisto e all’utilizzo del software.
Grazie alla possibilità di generare report mirati, le organizzazioni possono garantire che gli investimenti in software siano in linea con gli obiettivi aziendali, ottimizzare la gestione delle licenze e mantenere la conformità agli accordi di licenza. Questo livello di personalizzazione non solo migliora la trasparenza e la responsabilità, ma favorisce anche una gestione proattiva delle risorse software, contribuendo in ultima analisi all’efficienza complessiva e al successo dell’organizzazione.
Supporta misure correttive concrete
La raccolta dei dati è fondamentale, ma non è tutto quando si parla di gestione dell’inventario software: occorre essere in grado di ordinare i dati dell’inventario e renderli utili.
Scegliere una piattaforma di inventario che offra misure correttive concrete significa che la soluzione non solo individua i problemi, ma fornisce anche indicazioni specifiche su come risolverli. Questo approccio proattivo può ridurre in modo significativo i tempi di inattività e migliorare l’efficienza complessiva dell’IT.
Ad esempio, quando la soluzione di inventario individua un problema di conformità del software, può creare automaticamente un piano di risoluzione che prevede la disinstallazione del software non conforme, l’aggiornamento delle licenze o la riassegnazione delle risorse. Ciò non solo consente al personale IT di risparmiare tempo, ma garantisce anche il rispetto della conformità senza alcun intervento manuale.
Disporre di una soluzione che faciliti l’adozione di misure correttive concrete migliora inoltre la collaborazione tra i reparti. I team IT possono condividere i piani di risoluzione dei problemi con le parti interessate, assicurandosi che tutti siano allineati e agiscano tempestivamente. Questo approccio collaborativo promuove una cultura della responsabilità e del miglioramento continuo.
Unifica le informazioni sui dispositivi provenienti dai sistemi critici
Nella scelta di una soluzione per l’inventario del software IT, è fondamentale optare per una soluzione che offra solide integrazioni con altre applicazioni di gestione IT e aziendali. Tali integrazioni garantiscono che il sistema di tracciabilità delle scorte possa fornire informazioni ad altri sistemi, mettendo a disposizione tutti i dati e il contesto necessari, rendendo così le informazioni relative alle scorte più utili e sfruttabili.
Ad esempio, le integrazioni con le applicazioni di gestione IT possono fornire informazioni fondamentali sulle risorse IT, quali i computer portatili, ad altri team IT, come gli help desk. Ciò consente loro di avvalersi di registrazioni di inventario accurate e aggiornate durante la risoluzione dei problemi e l’analisi di potenziali rischi per la sicurezza.
Scegliendo una soluzione per l’inventario del software IT dotata di solide capacità di integrazione, le organizzazioni possono migliorare la propria efficienza complessiva, garantire la conformità alle normative e assicurare che le risorse IT siano gestite in modo efficace a tutti i livelli dell’organizzazione.
[Leggi anche: Che cos’è la gestione dell’inventario IT?]
Qualunque sia la soluzione che sceglierete, un inventario software ben definito è molto più di un semplice elenco di applicazioni e licenze; è un elemento fondamentale per il successo delle organizzazioni moderne.
Le organizzazioni possono garantire una gestione efficace e l'ottimizzazione delle proprie risorse software mantenendo un inventario accurato ed esaustivo del software, che non solo contribuisce a ridurre i costi ed evitare problemi di conformità, ma consente inoltre alle organizzazioni di prendere decisioni informate, promuovere l'innovazione e mantenere un vantaggio competitivo in un contesto concorrenziale.
Un inventario software completo è una componente fondamentale della vostra strategia IT, che apre la strada a un’organizzazione più efficiente, agile e pronta per il futuro, in grado di sfruttare la potenza di inventari software accurati per liberare il pieno potenziale delle proprie risorse IT.
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La piattaforma crea un inventario in tempo reale che individua e classifica continuamente nuove risorse software, fornendo un elenco completo dei software suddivisi per prodotto o fornitore. Consente inoltre di individuare i software non autorizzati o sottoutilizzati, facilitando una gestione efficace delle licenze.
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