Quando la sua azienda è stata costretta a chiudere gli uffici al 2020 a causa del COVID-19, Bret Starr temeva che il suo personale, già in modalità di lavoro a distanza, potesse perdere il contatto se costretto a lavorare da remoto per un periodo prolungato. Non avendo un luogo fisico in cui riunirsi, aveva bisogno di un modo per mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti (si apre in una nuova scheda).
L’ CEO e dell’ Starr Conspiracy, un’agenzia di marketing B2B , aveva ottimi motivi per essere preoccupata. Nei sondaggi condotti subito dopo lo scoppio della pandemia, e poi nuovamente alcuni mesi dopo, oltre il 80% dei suoi dipendenti ha dichiarato di apprezzare il lavoro da remoto, mentre il 97% si è detto a proprio agio con il passaggio a tale modalità. Allo stesso tempo, però, il 90% ha dichiarato di sentirsi distaccato dai colleghi e il 68% ha ammesso di provare un senso di isolamento e solitudine .
Starr sapeva che tali risultati rispecchiavano studi analoghi condotti a livello settoriale, secondo i quali, sebbene i lavoratori apprezzino il fatto di evitare spostamenti faticosi e fastidiose interruzioni in ufficio, l’essere fisicamente separati dagli altri può incidere pesantemente sulla salute mentale.
Anziché accettare quella “nuova normalità”, Starr e i suoi soci hanno fatto qualcosa di insolito: hanno deciso di spendere più di 20.000 dollari per acquistare visori per la realtà virtuale (VR) destinati a tutti i loro 72 dipendenti, affinché potessero incontrarsi —
— nel “metaverso”.
«Abbiamo colto l’occasione offerta dalla pandemia per riorganizzare il modo in cui conduciamo le riunioni con i dipendenti», afferma Starr, che ha testato le cuffie insieme ai suoi soci prima di distribuirle. «Una volta superata la novità iniziale, abbiamo iniziato a percepire una maggiore vicinanza fisica gli uni agli altri e abbiamo notato legami più profondi tra i colleghi, proprio come quando tenevamo le riunioni di persona.»
Il trend del settore verso gli incontri virtuali nel metaverso
Sebbene sia ancora in gran parte da dimostrare, Bill Gates, Mark Zuckerberg e una schiera di altri leader del mondo degli affari e della tecnologia ritengono che il metaverso potrebbe sostituire l’attuale modalità con cui le organizzazioni tengono le riunioni virtuali entro i prossimi anni.
“Ciò che rende migliore una riunione è il coinvolgimento dei partecipanti. È possibile interagire con altre persone? Possiamo risolvere i problemi insieme?”Lee Gimpel, fondatore di Better Meetings
Questo perché il metaverso, la versione odierna del cyberspazio, riesce piuttosto bene a riprodurre l’atmosfera degli incontri dal vivo, rendendoli però più divertenti grazie all’aggiunta di molti degli elementi più accattivanti e coinvolgenti dei videogiochi. Infatti, anziché dover ascoltare per ore i relatori mentre sfogliano presentazioni PowerPoint che annoiano a morte, i partecipanti utilizzano la realtà virtuale (VR), la realtà aumentata (AR), immagini 3D e avatar per interagire in un nuovo ambiente di lavoro virtuale composto da uffici, sale riunioni, sale pausa, aree comuni e spazi all’aperto per i picnic.
Ma soprattutto, possono anche accedere a centri eventi virtuali e accomodarsi accanto a colleghi, clienti e partner per assistere a interventi principali, sessioni di approfondimento e cocktail dopo l’orario di lavoro — proprio come nelle conferenze di un tempo. A differenza di quegli incontri pre-pandemia, tuttavia, le loro esperienze saranno molto più coinvolgenti e divertenti. Ci saranno meno presentazioni noiose sul palco — e saranno molto più brevi. Gli esercizi, le competizioni e le attività di team building che prevedono l’uso della lavagna digitale o del “jamboarding” diventeranno sempre più diffusi. L'esperienza complessiva risulterà più divertente, coinvolgente e memorabile — almeno in teoria.
«Le riunioni tradizionali spesso consistono semplicemente in presentazioni o in persone che parlano ad altre persone. «In realtà, durante le conferenze non si discute poi così tanto», afferma Lee Gimpel, fondatore di Better Meetings, un’azienda specializzata nella progettazione di riunioni, nella facilitazione e nella formazione. «Ciò che rende una riunione più efficace è il coinvolgimento dei partecipanti. È possibile interagire con altre persone? Possiamo risolvere i problemi insieme? Possiamo sentirci parte di
e di Community?
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«Sono ormai finiti i tempi delle sessioni di un’ora», ribadisce Alisa Walsh, CEO di Haute, un’agenzia di marketing e gestione del marchio con sede ad Austin, in Texas. “Oggi è necessario rivolgersi al personale in stile TED Talk.
Avete a disposizione da 15 a 20 minuti per catturare la loro attenzione e trasmettere
i vostri messaggi.”
Scetticismo riguardo alla diffusione su larga scala
L’azienda di Alisa Walsh si è lanciata nell’organizzazione di eventi virtuali “nel bene e nel male” alcuni anni fa e, nel corso del tempo, si è cimentata anche in attività legate al metaverso. Tuttavia, è scettica riguardo alla sua capacità di sostituire completamente le riunioni e le conferenze in presenza dei dipendenti. La considera piuttosto una delle tante valide opzioni per eventi disponibili su .
«Il metaverso può rafforzare il legame tra le persone, ma non lo sostituirà», afferma, «perché mancano quei legami autentici che si tendono a instaurare quando ci si incontra di persona».
«Il metaverso può rafforzare il legame tra le persone, ma non lo sostituirà.»Alisa Walsh, CEO, Haute
Walsh sostiene che, anziché optare automaticamente per esperienze digitali, le organizzazioni dovrebbero riflettere maggiormente sul tipo di esperienze emotive che desiderano creare tra un datore di lavoro e un dipendente. Solo allora, e solo allora, si potrà raggiungere un equilibrio ragionevole tra attività fisiche e virtuali per raggiungere tale obiettivo.
Ad esempio, raccomanda di riconsiderare la tendenza a organizzare grandi conferenze alle quali ogni addetto alle vendite o dipendente viene fatto arrivare in aereo per partecipare. Walsh sostiene invece che le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione l’idea di organizzare una serie di incontri più piccoli ma di maggiore impatto, in località più vicine al luogo di residenza dei dipendenti. E non è nemmeno necessario che si verifichino interamente all’interno degli edifici. In alcune zone, è possibile organizzarle all’aperto, il che può migliorare l’umore, ridurre lo stress e stimolare la creatività.
Walsh sostiene che le organizzazioni possano anche ribaltare la situazione e portare le riunioni direttamente dai dipendenti.
«Recentemente abbiamo avuto un cliente che doveva affrontare la sfida di capire come far arrivare i prodotti ai potenziali acquirenti, poiché i team di vendita non potevano recarsi negli uffici dei clienti», afferma. «Abbiamo quindi realizzato un grande camion itinerante che si recava direttamente presso le abitazioni in cui le persone stavano lavorando.»
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Lachlan Phillips, responsabile del reparto " CEO " presso Orbits, un fornitore australiano di piattaforme per eventi virtuali, concorda sull’importanza di promuovere riunioni del personale più creative. Ma ciò può verificarsi anche nel metaverso. La chiave, afferma, è garantire che i dipendenti sentano di avere un “senso di appartenenza”, poiché spesso chi lavora da remoto non lo prova.
Per i leader del mondo degli affari e della tecnologia che stanno valutando le opzioni immobiliari, ciò significa che , e non , non comporta una scelta definitiva tra un ambiente di lavoro virtuale e uno fisico.
«Prima della pandemia, era possibile recarsi in quel grande e splendido edificio in cui lavorava, varcare la soglia e scoprire che era un
, un luogo davvero emozionante e meraviglioso. Si sentiva come se ne facesse parte
. Questo aspetto è andato sostanzialmente perso quando si è passati al lavoro da remoto. Quando si pianificano eventi per i dipendenti, è opportuno cercare di riunire i propri team attorno a esperienze condivise. “È così che si creano legami tra loro.”
Unire il meglio dei mondi virtuali
Phillips afferma che alcune piattaforme per riunioni virtuali, come la sua, riprendono elementi visivi dal metaverso, ma non richiedono necessariamente agli utenti di indossare visori VR. Al contrario, puntano sulla narrazione: offrono agli utenti la possibilità di creare la propria esperienza.
Anziché dover seguire un’unica presentazione, ad esempio, potrebbero avere la possibilità di guardare un intervento dal palco principale virtuale su uno schermo, mentre discutono in tempo reale di ciò che ascoltano con i colleghi in un’altra sala riunioni virtuale. Inoltre, durante le pause, potrebbero fare un giro nei caffè virtuali, nelle sale dimostrative o nei giardini per stringere contatti e rafforzare i legami con i colleghi.
”È importante impegnarsi per riunire i propri team attorno a esperienze condivise. È così che si creano legami tra loro.”Lachlan Phillips, “ CEO”, “Orbits”
«La mia previsione è che qualsiasi dispositivo che richieda l’uso di un visore, a meno che non si tratti del dispositivo più elegante e intuitivo mai inventato, avrà difficoltà a raggiungere una massa critica nel breve termine», afferma Phillips. «Credo che le persone finiranno per optare per concetti più semplici. “La narrazione sarà un
e costante.”
Starr, pur essendo pienamente convinto del metaverso, concorda sull’importanza di strutturare gli incontri virtuali attorno a “scenari”. Egli consiglia a tutte le organizzazioni interessate alle riunioni nel metaverso di iniziare in piccolo, sperimentare approcci diversi e verificare quali soluzioni si rivelino efficaci.
«Dovreste organizzare qualcosa di davvero semplice, come un happy hour virtuale, in cui si dia alle persone il tempo di abituarsi alle cuffie e all’ambiente.» Basta qualcosa di semplice che li faccia entusiasmare. «Poi si parte da lì.»
