Con il drastico aumento del lavoro da remoto registrato negli ultimi anni, molti di noi si ritrovano in realtà a lavorare per un numero maggiore di ore, passando continuamente da una piattaforma di comunicazione all’altra, imparando nuovi sistemi al volo e faticando a risolvere autonomamente i propri problemi tecnici.
Tutto ciò sta portando a una nuova forma di esaurimento.
Inoltre, sta richiamando una rinnovata attenzione sull’esperienza digitale dei dipendenti (DEX) dell’, nonché sugli strumenti necessari per monitorarla, gestirla e migliorarla.
Secondo McKinsey, quasi il 60 % dei dipendenti lavora da casa almeno un giorno alla settimana, e oltre il 30 % lavora a distanza a tempo pieno. Tuttavia, ciò che risparmiamo in termini di tempo dedicato agli spostamenti lo compensiamo ampiamente con giornate lavorative più lunghe. E sembra che ciò stia avendo un impatto negativo: il rapporto “ 2022 WorkForces” di Aflac ha rilevato che sei lavoratori americani su 10 manifestavano sintomi di burnout da moderato a grave. Secondo le stime di Gallup, almeno la metà della forza lavoro statunitense sta praticando il “quiet quitting”, ovvero non sta dando il massimo impegno sul lavoro. Il costo della perdita di produttività causata da dipendenti demotivati è enorme; secondo Gallup, esso comporta una perdita di circa 7,8 trilioni di dollari per l’economia globale.
Secondo la dott.ssa Jacinta Jiménez, vicepresidente per l’innovazione nel coaching presso BetterUp, una piattaforma di coaching sulla leadership, una combinazione di fattori ha tradizionalmente contribuito al burnout dei dipendenti . Cita il sovraccarico di lavoro, la mancanza di controllo, meccanismi di ricompensa insufficienti, elevati livelli di conflittualità sul posto di lavoro, disparità nel carico di lavoro o nella retribuzione e valori organizzativi che non sono in linea con quelli dei dipendenti.
Tuttavia, altri fattori chiave sono livelli più elevati di stress, frustrazione e distrazione. Gli strumenti progettati per aiutare i lavoratori da remoto ad aumentare la propria produttività, mettendoli in contatto con i colleghi in ufficio, spesso ottengono l’effetto opposto, sommergendo i lavoratori con una valanga di notifiche.
Da alcuni studi condotti dalla dott.ssa Gloria Mark, docente di informatica presso l’Università della California a Irvine, è emerso che i dipendenti passano da un’attività all’altra in media 566 volte al giorno e che, in genere, occorrono 25 minuti o più per riprendere un’attività dopo essere stati interrotti.
Cosa possono fare le organizzazioni al riguardo? Sebbene non esista una soluzione miracolosa, le aziende possono semplificare la vita lavorativa dei propri dipendenti riducendo le distrazioni superflue, consolidando gli strumenti di collaborazione e modificando le aspettative su cosa significhi essere “al lavoro”.
Per migliorare l'esperienza digitale dei dipendenti, anticipare i problemi e automatizzare le soluzioni
According to a 2023 survey by workplace experience management firm Qualtrics, 38 percent of employees are experiencing symptoms of burnout due to ineffective processes and systems. Spesso devono sopportare una serie di fastidi legati al mondo digitale, ma, a meno che il disagio non sia talmente grave da costringerli a contattare l’help desk, tale sofferenza viene spesso sopportata in silenzio. Il drastico aumento del numero di lavoratori da remoto negli ultimi tre anni non fa che aggravare il problema: nella camera degli ospiti non c’è un “Genius Bar” dove possano far riparare i propri computer portatili.
“È un vero incubo quando si cerca di ricordare dove si è visto quel documento che vi è stato condiviso: era su Slack, in una chat di Zoom, in un’e-mail o in un messaggio di testo?”James Brogan, CEO, PepTalk
Un tipo di software relativamente nuovo, le piattaforme DEX, può contribuire ad alleviare in parte tale stress, osserva Karyn Price, responsabile del settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione presso Frost & Sullivan.
Queste piattaforme combinano informazioni tecniche (relative a endpoint , utilizzo delle applicazioni e affidabilità) con l’analisi del sentiment (chiedendo ai dipendenti quali siano i loro pensieri e le loro sensazioni) per individuare e risolvere i problemi digitali prima che si trasformino in criticità a lungo termine.
I sistemi DEX consentono ai team IT di monitorare e gestire le interazioni quotidiane dei dipendenti con gli strumenti digitali presenti sul posto di lavoro, fornendo così un supporto più efficace. Raccogliendo e analizzando i dati telemetrici provenienti da reti, dispositivi e app, questi sistemi sono in grado di Detect problemi comuni, inviare notifiche o fornire soluzioni automatizzate in tempo reale.
Qualora venga rilevata una determinata condizione — ad esempio, un rallentamento delle prestazioni dovuto alla presenza di più istanze di un’applicazione in esecuzione in background — il dipendente riceve un avviso che descrive il problema e propone una soluzione, che può accettare per risolvere autonomamente il problema. Alcuni prodotti DEX sono in grado di avvisare gli utenti in modo proattivo quando i loro dischi rigidi sono quasi pieni, consentendo loro di eliminare i file non necessari con un semplice clic, oppure di rilevare eventuali malfunzionamenti del software antimalware e ripristinarlo automaticamente.
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Inoltre, il team IT può comprendere il parere dei dipendenti in merito a tali interventi grazie alle funzionalità di analisi del sentiment integrate nel software DEX. Alcuni strumenti pongono domande ai collaboratori nel corso di un’attività; altri inviano ai dipendenti questionari post-intervento (si apre in una nuova scheda) per verificare se le azioni intraprese dal dipendente, dal reparto IT o dall’help desk siano state efficaci. I dati raccolti possono quindi essere utilizzati per migliorare l’esperienza digitale dei dipendenti (ad esempio, offrendo formazione o ulteriori soluzioni in futuro) e per segnalare all’help desk le opportunità mancate, ovvero i casi in cui è possibile migliorare l’utilizzo della tecnologia e dei servizi forniti.
La vostra esperienza digitale dei dipendenti dovrebbe essere caratterizzata da un minor numero di interruzioni e da una maggiore comunicazione
La vastissima gamma di strumenti di collaborazione, la cui diffusione è stata accelerata dall’aumento dei lavoratori da remoto, ha generato ulteriori rischi per la sicurezza informatica e — per i dipendenti — una nuova fonte di stress.
Da un sondaggio condotto da GoTo, fornitore di piattaforme di collaborazione a distanza, su 2.000 dipendenti statunitensi è emerso che il 56 per cento di essi utilizza tre o più strumenti per collaborare sul lavoro. Sei su 10 dichiarano che il dover passare da uno strumento all’altro compromette la loro capacità di portare a termine il lavoro.
Il consolidamento degli strumenti utilizzati per le comunicazioni interne può essere d’aiuto, afferma James Brogan, CEO di PepTalk, una piattaforma che consente ai team di collaborare in modo più efficace.
"L'abbondanza di strumenti per la produttività ha portato, com'era prevedibile, a una diminuzione della produttività", osserva. "È un vero incubo quando si cerca di ricordare dove si è visto quel documento che vi è stato inviato: era su Slack, in una chat di Zoom, in un’e-mail o in un messaggio di testo?"
La vera chiave per una collaborazione efficace è la comunicazione, aggiunge Brogan. I dirigenti devono intrattenere un dialogo costante con i propri dipendenti riguardo alla loro esperienza lavorativa, non solo su base trimestrale o annuale.
«È necessario valutare quanto le persone si sentano piene di energia, distratte o esauste», afferma. "Chiedere alle persone come stanno quattro volte all'anno non è più sufficiente. Dovete porre domande con maggiore regolarità e dimostrare che si stanno adottando misure concrete sulla base della loro sincerità."
Il ruolo della cultura aziendale nell’esperienza digitale dei dipendenti
Esistono altre misure di buon senso che le aziende possono adottare per alleggerire il carico di lavoro dei propri dipendenti. Ridurre la durata delle riunioni, impostare promemoria che ricordino alle persone di fare delle pause e utilizzare la tecnica del “time blocking” per riservare fasce orarie in cui non sono ammesse distrazioni: tutte queste misure possono essere d’aiuto, afferma Jiménez di BetterUp.
Promuovere il benessere dei dipendenti, ad esempio attraverso l’adozione di app di meditazione, può inoltre migliorare sia il morale che la produttività dei dipendenti. Ciò va a vantaggio sia dell’azienda che del suo personale.
"I dipendenti che godono del miglior benessere hanno cinque volte più probabilità di essere valutati come i migliori nella loro categoria, presentano una produttività superiore del 25 % e un livello di coinvolgimento superiore del 34 %", aggiunge Jimenez.
In definitiva, il cambiamento più significativo deve essere di natura culturale. Le aziende devono ridimensionare le proprie aspettative su cosa significhi “essere al lavoro” e adottare forme di comunicazione asincrona, afferma Price. Non possono aspettarsi che le persone rimangano incollate al computer per 12 ore al giorno o che rispondano immediatamente a ogni messaggio su Slack.
"Le aziende devono riporre maggiore fiducia nei propri dipendenti", afferma. "Se i dipendenti stanno raggiungendo i propri obiettivi di rendimento, creare un ambiente in cui sia loro consentito 'staccare la spina' contribuirà ad alleviare lo stress e le distrazioni che la tecnologia può causare."
