Era l’inizio del mese di “ dicembre 2019”, mesi prima che la crisi del COVID-19 paralizzasse le economie e mettesse a dura prova le attività commerciali statunitensi. Ma le pandemie erano già nei pensieri di Ralph Loura.
In qualità di CIO di Lumentum, azienda produttrice di prodotti per reti ottiche e laser, Loura era a poche settimane dal partire per la Cina in occasione del “cutover” dei sistemi in vista dell’entrata in funzione di una filiale ivi recentemente acquisita.
Avendo già affrontato un periodo di crisi aziendale un decennio prima, durante la crisi della SARS del 2009 , Loura ha chiesto al proprio team di predisporre piani di emergenza in caso di problemi di salute pubblica. Successivamente, da Wuhan cominciarono a trapelare le prime notizie su una malattia misteriosa. Loura ha annullato il viaggio. Svolgerebbero il lavoro da remoto.
Ben presto, anche il resto del mondo avrebbe fatto lo stesso. Nel giro di tre mesi, la pandemia di COVID ha costretto decine di milioni di lavoratori, tra cui 7.000 dipendenti di Lumentum, ad adattarsi a una nuova normalità: il lavoro da casa, o WFH. Per i CIO come Loura, il lavoro da casa non rappresenta solo una sfida logistica, ma comporta anche enormi rischi per la sicurezza. Ma offre anche a Loura un’opportunità rara: la possibilità di contribuire a rendere Lumentum un’organizzazione più agile e, in ultima analisi, più sicura.
«È difficile abituare le persone a nuovi strumenti e a nuovi modi di lavorare, ma la necessità è la madre dell’invenzione.»Ralph Loura, responsabile informatico (CIO) presso Lumentum
«È difficile far abituare le persone a nuovi strumenti e a nuovi modi di lavorare», afferma Loura. «Ma la necessità è la madre dell’invenzione.»
Gli hacker stanno diventando sempre più esperti in materia di lavoro da casa
Molte aziende sono state colte alla sprovvista dall’improvviso passaggio al lavoro da casa. La stragrande maggioranza delle aziende (96%) ammette di non essere stata preparata alle sfide in materia di sicurezza poste dal lavoro da casa durante i primi due mesi della pandemia, secondo un sondaggio condotto da Tanium su 1.000 dirigenti di alto livello negli Stati Uniti e in Europa. Qual è la sfida più grande, secondo i dirigenti intervistati? Identificazione e protezione dei dispositivi personali di tipo “ endpoint ” che si collegano alla rete aziendale.
Lumentum, tuttavia, aveva almeno un vantaggio iniziale. Prima della pandemia, l’azienda aveva configurato l’accesso a RingCentral, una piattaforma di comunicazione e collaborazione basata sul cloud, per tutti i propri dipendenti in tutto il mondo. Tale decisione ha ridotto la necessità di implementare e formare improvvisamente migliaia di lavoratori sull’uso di un nuovo strumento software. Inoltre, ciò ha evitato ai team di sicurezza di Lumentum di dover far fronte alle vulnerabilità relative alla privacy e alla sicurezza di Zoom, come quelle descritte in .
L'azienda ha fornito dei computer ai dipendenti che non disponevano di computer portatili aziendali. Quello è stato facile rispetto a ciò che è successo dopo. La sfida maggiore è stata quella di garantire la sicurezza di quei dispositivi endpoint in un ambiente domestico.
Loura lo spiega in termini personali: «L’altro giorno ho aperto il pannello di controllo del Wi-Fi e ho scoperto di avere 58 dispositivi connessi in casa mia», afferma. “Campanello intelligente, termostato intelligente, smart TV e così via. «Se non proteggete le risorse aziendali dal resto dell’ambiente, non è diverso dall’accedere a una rete Wi-Fi pubblica in uno Starbucks».
I reparti IT aziendali sono abituati ad esercitare un ampio controllo sulle modalità di utilizzo della tecnologia da parte dei dipendenti. E quando è iniziato il lavoro da casa, hanno perso, più o meno, quel controllo. E ciò ha coinciso con un aumento degli attacchi.
«Da marzo abbiamo registrato un aumento dei tentativi di intrusione nella nostra rete da parte di malware, compresi gli attacchi di forza bruta», osserva Loura. “Abbiamo riscontrato un forte aumento degli attacchi di phishing legati al COVID- , come ad esempio e-mail del tipo: ‘Clicchi qui per ottenere i fondi di sostegno per il COVID’.”
Per gestire, isolare e proteggere i dispositivi " endpoint " presenti in casa, Lumentum ha adottato misure incisive. Oltre a implementare l’autenticazione a più fattori, l’azienda ha adottato il servizio di sicurezza basato su cloud di Tanium per garantire che i dispositivi disponessero degli ultimi aggiornamenti antivirus e delle patch di sicurezza, che altrimenti sarebbero stati installati automaticamente tramite la rete aziendale. Per impedire l’accesso diretto alla propria rete, Lumentum ha adottato un modello “zero trust” basato sull’autenticazione a due fattori ( ), che richiede all’organizzazione di verificare ogni singolo dispositivo, anche se già noto, che tenti di connettersi ai propri sistemi prima di concedergli l’accesso.
Sfruttare il potenziale dell’agilità
Sebbene i protocolli di sicurezza dell’azienda siano diventati, per necessità, più rigidi, il passaggio al lavoro da casa ha consentito all’azienda di diventare più flessibile, più attenta alle esigenze dei dipendenti e, in ultima analisi, più agile nei propri processi e nel processo decisionale.
Ad esempio, afferma Loura, è nella natura umana essere creature abitudinarie. Alle persone piace l’ordine. Apprezziamo inoltre la familiarità degli strumenti che utilizziamo per lavorare. Ciò rende l’adozione di nuove tecnologie e di nuovi modi di lavorare «una sfida in qualsiasi contesto», afferma Loura. «Le persone hanno dei compiti da svolgere e si abituano agli strumenti che utilizzano.»
La nuova cultura del lavoro da casa, ormai diffusa, ha costretto molti dipendenti ad abbandonare i propri comportamenti abituali. Non potendo più riunirsi tutti insieme in una sala riunioni, hanno dovuto ricorrere a strumenti quali le lavagne collaborative virtuali. Il che, a sua volta, afferma Loura, ha portato a «una nuova apertura».
Tale apertura si estende anche ai vertici aziendali. Prima del lavoro da casa, afferma Loura, il processo decisionale poteva rivelarsi laborioso e richiedere molto tempo. Supponiamo che Loura volesse adottare una nuova piattaforma di assistenza clienti del valore di un milione di dollari; dovrebbe programmare una serie di riunioni con il team dirigenziale. Potrebbero volerci settimane per riunire i dirigenti giusti tutti insieme nella stessa stanza.
Oggi, grazie al lavoro da casa, «se ho bisogno di una riunione con il mio team dirigenziale, posso organizzarla questo pomeriggio», afferma Loura. «Quando sorgono delle domande, posso invitare l’esperto a partecipare alla riunione in tempo reale, rispondere alle domande senza interrompere il flusso della discussione e non devo fissare una seconda riunione.»
Tale agilità ha consentito al team dirigenziale di mettere a punto una politica di sicurezza completa per il lavoro da casa in tempi relativamente brevi. «Questo, in effetti, è uno dei grandi momenti di illuminazione emersi da questa esperienza», afferma Loura. «Abbiamo dovuto crearlo partendo da zero.»
Nuove linee guida per la nuova normalità del lavoro da casa
Grazie a un processo decisionale agile, hanno rapidamente definito una serie di linee guida relative a una serie di esigenze legate al lavoro da casa. I dipendenti potrebbero richiedere attrezzature per l’ufficio da casa, quali sedie ergonomiche, tramite Jira Software strumenti di gestione del team. Lumentum consente inoltre ai dipendenti di ottenere il rimborso di una parte delle spese sostenute per la connessione a banda larga. Tutti i viaggi di lavoro e privati devono essere autorizzati ed è previsto un periodo di quarantena al ritorno.
Loura spiega che tali politiche si estendono anche ai protocolli di rientro al lavoro. Ad esempio, Lumentum sta introducendo dei badge dotati di sensori per monitorare chi si trova nei locali aziendali e quali aree specifiche abbia visitato. (L'azienda sta inoltre valutando l'utilizzo di dispositivi indossabili per il distanziamento sociale e il tracciamento dei contatti.) Qualora un dipendente risultasse positivo al test, è tenuto a segnalarlo all’Ufficio Risorse Umane; Lumentum tutelerà la privacy del dipendente in conformità alle linee guida HIPAA: il nome della persona non verrà rivelato agli altri dipendenti, compreso il suo responsabile.
Grazie all’adozione di politiche di questo tipo, il lavoro da casa è diventato una soluzione sostenibile e praticabile per il futuro. «Abbiamo scoperto che alcuni dei nostri dipendenti preferiscono lavorare da casa», afferma Loura. «Riducono il tempo di percorrenza da un’ora a due minuti. «Sono più a loro agio e più produttivi.»
“È nella natura umana essere creature abitudinarie. Ciò rende l’adozione di nuove tecnologie e di nuove modalità di lavoro una sfida in qualsiasi contesto.”Ralph Loura, responsabile informatico (CIO) presso Lumentum
In prospettiva, afferma Loura, alcuni dipendenti di Lumentum torneranno probabilmente in ufficio perché dovranno essere presenti in sede per svolgere il proprio lavoro (come nel caso di un ingegnere di ricerca e sviluppo che deve trovarsi in laboratorio) oppure perché in sede potranno lavorare in modo più efficiente. Ma gli altri, ovvero coloro che hanno ormai dimostrato di saper svolgere efficacemente il proprio lavoro in entrambe le posizioni (come ad esempio un addetto alle vendite), avranno la possibilità di scegliere. E per coloro che non vedono l’ora di tornare a collaborare di persona e di beneficiare della creatività che ne può derivare, le porte si apriranno e rimarranno aperte non appena si riterrà che sia sicuro farlo.
«Abbiamo un piano per far tornare le persone in ufficio, ma non abbiamo ancora stabilito una tempistica», spiega Loura. Tale piano integra le linee guida del CDC ( ) relative alla misurazione della temperatura, al tracciamento dei contatti, al distanziamento sociale e ad altri protocolli. Nel frattempo, Lumentum ha messo a punto un corso di formazione online per preparare i dipendenti ad attenersi ai protocolli corretti in un contesto di pieno ritorno al lavoro.
In altre parole, grazie alla guida di Loura, Lumentum farà in modo che la sua prossima fase riduca al minimo i rischi sia per la salute che per la sicurezza, massimizzando al contempo la sua nuova apertura al cambiamento.
