Gestire persone o reparti che hanno “preso una strada propria” è parte integrante della gestione di un patrimonio IT ampio e complesso. L’“Shadow IT” è un fenomeno reale, ma ciò non significa che non si possa fare nulla al riguardo. Tutto inizia con la comprensione delle cause sottostanti e dei fattori scatenanti. Ecco i sei motivi principali per cui esiste e continua a persistere.
1. Mancanza di visione
Una traduzione moderna di un antico proverbio recita: «Laddove manca una visione, le persone si lasciano andare». Quando ai reparti o alle linee di business (LoB) all’interno di un’organizzazione non viene fornita una direzione o una visione chiara, essi ne creeranno una propria. In assenza di una visione chiara, non vi sono obiettivi a cui allinearsi. Proprio come nel caso del “soprannominato ‘errore del tiratore scelto del Texas’”, i dipartimenti definiranno un obiettivo intorno ai risultati che hanno raggiunto.
2. Visione doppia
Ciò può rivelarsi quasi peggiore della totale assenza di una visione e porterà inevitabilmente alla creazione di numerosi reparti IT non autorizzati. Priorità e obiettivi contrastanti, che non sono in linea con gli obiettivi aziendali o con standard e politiche chiari, danno origine a una mentalità del tipo “gestitelo come se fosse vostro”. Non si ottengono vantaggi in termini di efficienza; un singolo reparto non può trarre vantaggio dalle economie di scala dell’azienda nel suo complesso.
Se non si interviene, i vari dipartimenti finiranno per creare sistemi e risorse ridondanti, processi duplicati o incoerenti e una mancanza di standard che farà lievitare il costo complessivo del budget IT. Ci si rende conto di ciò in modo estremamente rapido (e costoso) a seguito di un’interruzione di servizio di grande entità, di un incidente di sicurezza informatica o di un’ispezione normativa.
3. Mancanza di servizi e di flessibilità
I servizi necessari a una determinata linea di business non sono disponibili, sono ritenuti inadeguati oppure non vengono forniti con la rapidità o secondo le modalità richieste. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che l’azienda disponga di budget IT limitati, di personale insufficiente o debba gestire un debito tecnico consistente.
Di fronte a tempi di risposta lenti, a sistemi obsoleti o poco flessibili, le divisioni interne dell’azienda eserciteranno pressioni per realizzare o acquistare un sistema, dispositivi o software che rispondano meglio alle loro esigenze. È importante sottolineare che il costo iniziale rappresenta solo una minima parte di quanto occorre per la gestione e la manutenzione; pertanto, si formerà un dipartimento IT non ufficiale. Qualcuno è interessato a dei cuccioli “gratis”?
4. Mancanza di consapevolezza
Le aziende che dispongono di standard e politiche chiari in materia di servizi IT potrebbero trovarsi di fronte alla comparsa di un “shadow IT” a causa della scarsa conoscenza di tali politiche. Al contrario, potrebbero esserci utenti che aggirano intenzionalmente e deliberatamente il reparto IT aziendale. Se tali politiche non verranno applicate, i dipartimenti IT non ufficiali continueranno a prosperare.
5. Esigenze particolari
Vi sono casi in cui le esigenze di un gruppo sono talmente specifiche che potrebbe essere opportuno disporre di un reparto informatico specializzato, il cui costo e le cui spese aggiuntive siano giustificati. Potrebbe trattarsi di operazioni speciali o di attività di ricerca che richiedono attrezzature e software soggetti a un rigoroso controllo.
Inoltre, i dipartimenti altamente sensibili che richiedono criteri di accesso molto rigorosi potrebbero comportare rischi indesiderati qualora venisse coinvolto il reparto IT centrale. Si tratta di casi rari, ma esistono. A causa dell’elevato rischio che comportano, si tratta in genere di settori molto costosi da gestire.
6. Politica
È triste, ma lo sentiamo dire spesso: non si tratta di un “problema tecnico”, bensì di un problema di “livello 8”, che rappresenta un’aggiunta sarcastica ai “7 livelli del modello OSI (un quadro di riferimento universale per le reti). Le dinamiche politiche interne all’organizzazione possono prosciugare le energie di qualsiasi azienda.
I singoli individui o i gruppi di individui possono diventare tossici. Gli ego smisurati possono portare alla creazione di feudi e fenomeni simili, il che non fa altro che causare la frammentazione dei reparti IT. Questo desiderio umano di autonomia e autorità porterà spesso alla nascita di numerosi mini-regni feudali.
Ecco i sei motivi per cui l’IT continua a essere fonte di frustrazione. Quali sono i vostri? Il vero problema sono coloro che promuovono l’IT sommerso, oppure coloro che sono stati incaricati di supervisionare il patrimonio informatico? Qual è la Sua esperienza?
