Nel mese di ottobre, il colosso dell’hosting di file e Dropbox hanno annunciato che avrebbero chiuso alcuni dei propri uffici e che il lavoro da casa sarebbe diventato la sede di lavoro principale per i loro 2.500 dipendenti. Come hanno spiegato i dirigenti dell’azienda in un post pubblicato sul blog “ ” all’indirizzo, “questo rappresenta per noi un’opportunità per creare una forza lavoro ancora più solida e diversificata, poiché assumiamo persone provenienti da contesti e con prospettive sempre più diverse”.
Mentre la pandemia di COVID-19 continua a protrarsi, molte aziende stanno abbracciando la nuova normalità e ne stanno valutando gli effetti positivi sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa. Secondo un’indagine condotta da PricewaterhouseCoopers , intitolata “giugno 2020 ” e condotta in diversi settori, il 83% dei dipendenti ha dichiarato di voler continuare a lavorare da casa almeno un giorno alla settimana. Dallo stesso sondaggio è emerso che oltre la metà (55%) dei datori di lavoro prevede di mantenere la propria cultura del lavoro da casa anche dopo la fine della crisi.
Le aziende stanno adottando questo nuovo modello con entusiasmo. Su agosto 2020, , il Wall Street Journal e hanno riportato che molte aziende della Baia di San Francisco –– tra cui Google, Twitter, Tanium e Slack –– stavano consentendo ai propri dipendenti di trasferirsi, nell’ambito di una transizione sempre più definitiva verso il lavoro da remoto.
Ma com’è realmente il lavoro da casa? Per cominciare, ciò richiede alle aziende di dotarsi di decine di migliaia di dispositivi — quali smartphone, computer portatili, PC, stampanti e altro ancora — affinché i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro. I reparti IT devono inoltre gestire i cosiddetti endpoint digitali, aggiornandone il software e proteggendoli dalle minacce.
Devono inoltre affrontare le nuove sfide che si presentano ai lavoratori. Tra questi figurano una connessione Wi-Fi e un accesso a Internet instabili o non protetti, nonché il mantenimento di rapporti di lavoro con i colleghi, secondo un recente sondaggio condotto da Slack. Ecco perché è fondamentale dotare i lavoratori degli strumenti digitali, dei processi e del sostegno allo stile di vita adeguati, al fine di promuovere la collaborazione, la produttività e il coinvolgimento.
«La pandemia non si è limitata ad accrescere l’interesse collettivo per il lavoro da remoto», afferma Jim Alkove , responsabile della fiducia presso Salesforce, in un’intervista a . «Ha ridefinito le concezioni tradizionali relative all’equilibrio tra vita professionale e vita privata. «Gli strumenti per la produttività devono riflettere questo aspetto.»
Ecco quattro modi per garantire la soddisfazione e la produttività dei vostri dipendenti che lavorano da qualsiasi luogo.
Preparatevi
Alcuni lavoratori disponevano già di un ufficio a casa prima che scoppiasse la pandemia. Molti altri invece non lo facevano, e continuano a non farlo. Le aziende devono innanzitutto soddisfare le proprie esigenze fondamentali. Pandio, una startup con sede a San Diego specializzata in software aziendale basato sull’intelligenza artificiale, ha fornito ai propri 12 dipendenti scrivanie regolabili in altezza, sedie, computer portatili e smartphone. «Ora disponiamo di flessibilità», afferma CEO Gideon Rubin. Le aziende più grandi, come Twitter , si sono offerte di rimborsare i lavoratori per l’acquisto di scrivanie, sedie da ufficio e connessione Wi-Fi.
Oltre alle attrezzature necessarie per l’installazione, le aziende dovrebbero concentrarsi anche sull’aggiornamento delle applicazioni basate sul cloud, afferma Alkove, per mantenere i dipendenti connessi e consentire loro di condividere facilmente i progetti di lavoro e collaborare con i colleghi. «Quello che prima della pandemia era considerato un lusso della trasformazione digitale, ora è diventato un requisito imprescindibile», afferma.
Anche le piattaforme di collaborazione digitale, quali Zoom, Slack e Google Meet, sono ormai indispensabili per svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, le aziende devono imparare a utilizzarle con efficacia anche per altri processi importanti, come l’inserimento dei nuovi assunti e la formazione. Secondo Alkove, Salesforce sta già risparmiando «un numero inimmaginabile di ore e risorse» consentendo ai propri 50.000 dipendenti di accedere a Trailhead, la sua piattaforma di formazione online.
Ridurre l'ingrandimento
Molti lavoratori soffrono di "stanchezza da Zoom". E le aziende più lungimiranti devono apportare alcune modifiche fondamentali. I manager dovrebbero «eliminare le riunioni ricorrenti, abolire le riunioni di aggiornamento e trasferirle sui canali digitali», afferma Brian Elliott, vicepresidente dell’ Future Forum , un nuovo consorzio di ricerca di proprietà di Slack. «Risparmiate tempo al team per dedicarsi alla risoluzione più approfondita dei problemi e impiegatelo per rafforzare la coesione sociale.»
Un altro avvertimento per i manager: utilizzate gli strumenti di “people analytics” con discrezione. Sono ottimi per monitorare l’attività dei dipendenti e per verificare con quale frequenza e con quali strumenti digitali i team interagiscono. Tuttavia, il software non può sostituire il contatto umano.
«Alcuni manager tendono a trascurare le persone e a limitarsi a osservarle nel corso del flusso di lavoro», afferma Dana Borowka , CEO , , di Lighthouse Consulting Services, società specializzata nel reclutamento e nella gestione dei talenti. «Quello è il bacio della morte.» Se uno strumento di collaborazione non viene utilizzato, prenda il telefono e chieda il motivo.
IT, chiami a casa
Non c’è niente di peggio che rimanere in attesa al telefono con l’help desk IT, oppure che la propria richiesta — “Dov’è il mio nuovo portatile, o il dongle per collegare il mio monitor?” — svanisca nel nulla. Per i lavoratori da remoto, si tratta di un circolo vizioso particolarmente frustrante. I dipartimenti IT sono «un elemento fondamentale per garantire una buona esperienza sul posto di lavoro», ha osservato Jeff Spar, ex CIO del Metropolitan Museum of Art, in un recente numero di Harvard Business Review. «Se le cose non funzionano bene, tutti si sentono frustrati.»
Parte del problema risiede nel fatto che molte aziende considerano l’esperienza dei dipendenti esclusivamente come una competenza delle risorse umane. «Questa situazione deve cambiare», afferma Alkove di Salesforce. «La cosa migliore che un responsabile del reparto informatico ( CEO), un responsabile della sicurezza informatica (CSO) o un dirigente del settore IT possa fare per garantire la sicurezza di un ambiente di lavoro da qualsiasi luogo è curare con attenzione gli aspetti fondamentali», afferma. Ciò comporta mantenere aggiornati i dispositivi dei dipendenti con le versioni più recenti del software, abilitare l’autenticazione a più fattori e garantire l’applicazione tempestiva delle patch di sicurezza.
L’introduzione di procedure quali il Single Sign-On con autenticazione a più fattori non solo rende il tutto più sicuro, aggiunge Alkove, ma «riduce le difficoltà per i dipendenti, consentendo loro di effettuare un unico accesso per ottenere un accesso affidabile all’intera gamma di strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro».
Timbro di uscita
Elliott suggests employers rethink the 9-to-5 workday. «I risultati migliori si ottengono abbandonando le abitudini consolidate durante la rivoluzione industriale», afferma. «La maggior parte delle aziende si è limitata a trasferire semplicemente le riunioni in presenza alle videochiamate. «Questo non è mai stato il modo più produttivo di lavorare.» I dirigenti dovrebbero invece consentire ai dipendenti di stabilire gli orari più adatti alle loro esigenze familiari e incoraggiarli a comunicare la propria disponibilità tramite strumenti di collaborazione.
«Consentire alle persone di fare delle pause per allontanarsi dal lavoro, pianificare la propria giornata e fare esercizio fisico ha contribuito a migliorare l’equilibrio tra vita professionale e vita privata e la produttività, a ridurre lo stress e a rafforzare il senso di appartenenza», afferma Elliott. Aggiunge un ultimo consiglio: «Disattivate le notifiche quando non state lavorando!»
Illustrazioni di Michelle Jacobs
